یکی دیگر از مزایای راه اندازی ویپ امکان مدیریت ساده و آسان آن بوده که به وسیله این روش می توان به سادگی کاربران و تلفن های موجود در شبکه را مدیریت کرده و به سادگی گزارش گیری کرد.

استفاده از سیستم Voip تمام مشکلاتی را که با تلفن‌های سنتی دارید، حل می‌کند. یکی از موارد مهم استفاده از این فناوری، در بخش مرکز تماس شرکت‌هاست. به این صورت که بعد از ساعات اتمام کار که کارمندان در شرکت حضور ندارند، در صورت تماس گرفتن مشتری دیگر نمی‌توان از طریق تلفن‌های سنتی پاسخ آنها را بدهیم.
حال راه چاره چیست تا همیشه و در همه حال پاسخگوی مشتریان باشیم؟ به نظر شما راهی است که بتوان این بهره‌وری در کار را افزایش داد؟ بله، کاملا درست حدس زدید. از طریق فناوری Voip می‌توان تماس‌های مشتریان را به تلفن همراه آنها انتقال داد تا پاسخگویی به مشتری در هر زمان امکان‌پذیر باشد.
مشخص است که این حرکت رضایت مشتریان یک شرکت یا سازمان را به ارمغان می‌آورد. اینکه بتوان در هر جایی که به اینترنت دسترسی باشد، پاسخگوی مشتریان باشیم، کاری است که هر شرکتی انجام نمی‌دهد و شما می‌توانید با استفاده از این سیستم میان خود و رقبا، تمایز ایجاد کنید.
حال به زبان ساده متوجه شدیم که Voip چه امکاناتی دارد. اکنون می‌خواهیم کمی با استانداردها و نحوه کار Voip صحبت کنیم و به برخی از شرکت‌هایی که از این تکنولوژی استفاده می‌کنند و به علاوه چند نمونه محصول اشاره کنیم.

جالب است بدانید که Voip به طور معمول از رمزگذاری‌های استاندارد واحد ارتباطات بین‌المللی یا ITU (International Telecommunication Union) مانند G.711 استفاده می‌کند. بسیاری از فروشندگان این فناوری از کدک‌های شرکت خود برای راه‌اندازی سیستم Voip برای مشتریان استفاده می‌کنند.
به دلیل اینکه سیستم Voip اطلاعات را فشرده می‌کند تا راحت‌تر به مقصد برسد، ممکن است که از کیفیت صدا کاسته شود. اما همین فشرده‌سازی باعث می‌شود تا میزان استفاده از پهنای باند کاهش یابد. همچنین می‌توان از طریق پروتکل ITU T.38 از ارتباطات غیر صوتی مانند ارسال فکس بهره برد.
هنگامی که صدا از طریق IP انتقال پیدا می‌کند، پروتکل RTP (Real-Time Transport Protocol) که یک پروتکل انتقالی در زمان واقعی است، فعال می‌شود و از طریق ورژن رمزگذاری شده، انتقال اطلاعات به صورت امن صورت می‌گیرد.

امکان گسترش سرویس در هر زمان نیز یکی دیگر از مزایای راه اندازی ویپ بوده که می توان به سادگی آن را اجرا نمود. در هنگام گسترش این سرویس مانند تلفن های ثابت دیگر نیاز به سیم کشی مجدد نخواهد بود و به سادگی می توان نسبت به اضافه کردن تلفن یا کاربری جدید در شبکه اقدام نمود.

یکی از مزایای اجرای ویپ عدم نیاز به سیم کشی و کابل کشی های گوناگون در محیط اداره یا سازمان می باشد که این موضوع می تواند بسیار در هزینه های شرکت صرفه جویی کند. از آن جایی که ارتباطات به وسیله شبکه داخلی یا اینترنت صورت می گیرد دیگر نیازی به سیم کشی های فراوان برای برقراری ارتباطات نخواهد بود.

در سیستم های آنالوگ فقط امکان کنفرانس صوتی وجود داشت ولی با استفاده از سیستم های مبتنی بر ویپ شما می توانید یک کنفرانس تصویری با کیغیت را نیز تجربه نمایید .

شما می‌توانید از امکانات گزارش گیری VOIP ویپ در سطوح مختلف کسب و کار خود استفاده نمایید ، به عنوان مثال می توانید کارکرد دقیق ( شامل زمان مکالمه شماره‌هایی که به آنها تماس گرفته شده ) پرسنل را به تفکیک داشته باشید .

امکان ضبط مکالمات یکی از ویژگی های جذاب سیستم های ویپ است شما می توانید تمام مکالمات را به تفکیک ضبط کنید و به راحتی توسط پنل وب جستجو کنید و به آنها گوش دهید .

ارتباط سیستم تلفنی با CRM و اتوماسیون‌های اداری راه‌کاری ایده آل برای بالا بردن کیفیت سرویس دهی می باشد ، این اتفاق در سیستم های مبتنی بر VOIP به راحتی امکان پذیر است .
حتی شما می توانید سیستم های VOIP را به وب سایت و یا فروشگاه اینترنتی خود متصل کنید و در پیگیری تلفنی اپراتور خود را کمتر درگیر کنید .

اگر از دستگاهای پر دردسر فکس خسته شده اید از مزیت های VOIP ویپ ، امکان ارسال و دریافت فکس بدون نیاز به دستگاه فکس می‌باشد ، حتی می توانید فکس‌های دریافتی را در پست الکترونیک خود مشاهده نمایید .

با بهره گیری از کاربرد ها و امکانات VOIP ویپ دیگر لازم نیست برای ارتباط با سایر دفاتر خود از خطوط شهری استفاده کنید و یا برای ارتباط با شخص مورد نظر خود چند دقیقه معطل شوید ، شما می توانید همانند اشخاص داخل شعبه خود آنها را مستقیم شماره‌گیری کنید .

سیستم های مبتنی بر VOIP بسیار مقیاس پذیرند ، حتی اگر پرسنل سازمان شما چند برابر شود نیازی به تغییر زیرساختی در آن نخواهد بود . که این امکان در VOIP هم باعث کاهش هزینه در سازمان‌های در حال رشد می شود و هم زمان توسعه را کاهش می دهد .